Sebagai bahan informasi, persyaratan untuk perpanjangan ijin program studi meliputi (a) pelaporan EPSBED 100%, (b) rasio dosen dan mahasiswa, dan (c) kualifikasi dosen.
(a) Pelaporan EPSBED 100% dihitung melalui jumlah wajib lapor dibagi jumlah laporan yang diterima database Epsbed ( jumlah laporan yang berhasil upload = jumlah wajib lapor yang ditentukan)
Jumlah wajib lapor ditentukan oleh jenjang pendidikan dan status program studi (prodi baru atau perpanjangan) yang bisa dijabarkan sebagai berikut:
-program S-1 dan D-4 sebanyak 4 tahun (atau 8 semester);
-program Diploma III dan Program Pascasarjana sebanyak 3 tahun (atau 6 semester); dan
-program studi baru untuk semua jenjang pendidikan (SK 108) selama 2 tahun (atau 3 semester).
(b) Rasio dosen dengan mahasiswa menggunakan deskriptor jumlah mahasiswa dibagi dengan dosen tetap dengan kriteria sebagai berikut:
-kelompok bidang ilmu IPA dengan rasio maksimal 1 : 30
-kelompok bidang ilmu IPS dengan rasio maksimal 1 : 45
(c) Kualifikasi dosen ditentukan berdasarkan deskriptor jumlah dan tingkat pendidikan dosen yang dipekerjakan sebagai dosen tetap di program studi. Rincian baku mutu deskriptor jumlah dosen ditentukan sebanyak 6 orang dosen tetap; dan,
untuk baku mutu minimal setiap jenjang pendidikan ditentukan sebagai berikut:
-Jenjang Diploma III: 6 orang dosen dengan tingkat pendidikan minimal S1.
-Jenjang Sarjana (S-1) dan Diploma IV: 2 orang dosen berpendidikan Magister dan 4 orang berpendidikan S1
-Jenjang Magister: 2 orang dosen berpendidikan Doktor dan 4 orang berpendidikan Magister.
-Jenjang Doktor: semua dosen berpendidikan Doktor dan 2 orang di antaranya mempunyai jenjang jabatan akademik Guru Besar.

Penjelasan Tambahan :
Perlu juga diketahui bahwa pelaporan Epsbed 100 % saat ini diperlakukan lebih lunak, kalau dulu 100 % dihitung mulai semester 2002/1 jika prodi tersebut berdiri sebelum tahun 2002/1, bila ada laporan yang bolong sampai semester pelaporan maka tidak akan bisa diperpanjang ijinnya. Sekarang jauh lebih longgar. Saat ini masih memakai laporan 2008/2 sebagai wajib lapor akhir karena untuk laporan 2009/1 masih belum bisa dilakukan dengan baik. Nanti setelah pelaporan sudah dapat dilakukan dengan baik, wajib lapor akhir akhir akan diberlakukan secara normal.
Saat ini untuk program S1 dan D4 ditetapkan jumlah lapor wajib adalah dari 2005/1 s/d 2008/2. Untuk program D3, S2 dan S3 jumlah laporan wajib adalah dari 2006/1 s.d 2008/2.

Muncul banyak pertanyaan di milis kenapa persyaratan a, b, dan c di atas sudah terpenuhi SK masih tak kunjung terbit ? Di sini jangan sampai lupa peran kopertis :
Melalui SK Dirjen no 68/DIKTI/Kep/2008 yang mulai diterapkan secara nasional semenjak Januari 2009, Dikti telah memberi mandat kepada ke 12 Koordinator Kopertis utuk melakukan evaluasi dan penandatangan perpanjangan ijin prodi di seluruh perguruan tinggi swasta di Indonesia. Dengan kata lain selagi mandat ini tidak dicabut Dikti, perpanjangan ijin tidak otomatis berhasil setelah pengajuan permohonan online dilakukan. Dalam proses wasdalbin ini Koordinator Kopertis berwenang menambah persyaratan/dokumen penunjang yang wajib dipenuh PTS sesuai dengan kondisi di daerah masing-masing/ kebutuhan database Kopertis masing-masing. Mereka akan mentelaah apakah ada penyimpangan dalam data yang disajikan dll. Seandainya terdapat hal-hal yang menyimpang Koordinator Kopertis berwenang untuk tidak memberi perpanjangan ijin. Untuk itu walaupun semua proses bisa dilakukan online, komunikasi dengan Kopertis jangan sampai putus, biasanya kalo ada tambahan persyaratan di luar yang tercantum di panduan Dikti, Kopertis akan umumkan di web masing-masing seperti contohnya yang terpampang di web Kopwil 4, Kopwil 5 dan Kopwil 7. Jangan sampai seperti kejadian ada suatu PTS di Bandung sudah lama pengajuan kok tak kunjung terbit sk padahal semua persyaratan sudah terpenuhi ? terakhir baru ketahuan yang buat lama adalah belum menyerahkan scan sk perpanjangan terakhir seperti yang telah diumumkan kopertis 4 di webnya. Kalo Kopertis 5 ada tambahan minta scan akta pendirian oleh notaris dan akta pengesahan Menkumham.

PS : Untuk Prodi  Baru yang mulai melaksanakan laporan awal 20081, berhubung sekarang adalah masa transisi pengalihan program Epsbed, diberit persyaratan lunak untuk mengajukan perpanjangan ijin walaupun baru 2 kali pelaporan ( 20081 dan 20082 ), salinan surat edaran Direktorat Akademik adalah sbb :

Salinan Surat Edaran Direktorat Akademik
Nomor : 141 7/D2.5/2010

Lampiran :
Perihal : Pemberitahuan
Tanggal : 2 Juni 2010
>
Yth. Sdr. Koordinator
Kopertis Wilayah I – XI1
>
Sebagai tindak lanjut dari surat kami nomor : 0855/D2.512010 tanggal 5 April 2010, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut :
>
1. Laman baru : http://www.evaluasi.dikti.go.id sudah dapat dimanfaatkan untuk berbagai hal diantaranya untuk perpanjangan program studi, perubahan data kelembagaan, pengajuan NIDN, dan sebagainya. Sedangkan perangkat lunak untuk pelaporan data EPSBED 200911 selambat-lambatnya akhir Juni 2010 sudah bisa digunakan.
>
2. Khusus untuk perpanjangan ijin penyelenggaraan program studi yang program studinya berdiri pada tahun 2008 (mulai dan untuk akademik 200811) dan saat ini sudah dimungkinkan untuk mengusulkan perpanjangan ijin program studi, akan diberikan dispensasi untuk mengajukan perpanjangan ijin melalui laman dimaksud. Salah satu syaratnya harus sudah mengirimkan laporan EPSBED untuk tahun akademik 200811 dan 200812.
>
3. Berkenaan dengan hal tersebut, maka bagi PTS yang telah mengusulkan perpanjangan ijin melalui laman baru dan termasuk yang berdiri pada tahun 2008 serta memenuhi syarat untuk diperpanjang, maka Kopertis dapat memberikan rekomendasi kepada kami untuk bisa diterbitkan surat perpanjangannya. Untuk mempercepat proses surat rekomendasi Saudara dapat -di scan dan dikirimkan kepada kami melalui email : mulvono@dikti.no.id
>
4. Perlu kami informasikan bahwa pemberian dispensasi ini akan dihentikan, jika perangkat lunak pelaporan EPSBED 200911 sudah dapat berjalan dengan baik. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.
>
>
Tembusan :
Dirjen Pendidikan Tinggi

>>>

Sekian semoga bermanfaat, WassWw.