Pernahkah Anda memperhatikan seseorang melakukan komunikasi dalam suatu situasi tertentu, misalnya memperkenalkan seseorang/sesuatu atau menjawab pertanyaan ?

Dalam aktivitas sehari-hari, tentu saja Anda tidak terlepas dari yang namanya komunikasi, namun seringkali tidak mudah untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dalam situasi komunikasi tertentu. Apakah itu komunikasi untuk memperkenalkan seseorang/sesuatu sampai kepada menjawab pertanyaan.

Karena kesulitan tersebut, Anda tidak dapat menyampaikan pesan komunikasi Anda dengan mudah dimengerti. Akibatnya, audiens Anda tidak dapat menangkap maksud pembicaraan Anda dengan baik. Sehingga, tujuan Anda melakukan komunikasi tidak tercapai, karena sesungguhnya tujuan Anda melakukan komunikasi adalah agar audiens Anda dapat memahami pesan yang Anda sampaikan.

Prof. Matt Abrahams yang mengajarkan Komunikasi Strategik pada Sekolah Pascasarjana Bisnis di Stanford University dan Keterampilan Presentasi untuk Program Studi Berkelanjutan di Stanford University menjelaskan bahwa menerapkan struktur komunikasi dapat membantu membuat percakapan menjadi lebih efisien dan efektif.

Memanfaatkan struktur komunikasi adalah kunci untuk mengelola berbagai jenis komunikasi. Struktur komunikasi berfungsi sebagai pengarah untuk pesan Anda. Struktur komunikasi memungkinkan Anda untuk memulai pesan dari titik awal yang mudah, transisi, dan akhir yang jelas. Struktur komunikasi membantu Anda dalam menyusun pesan yang ringkas dan relevan. Informasi yang terstruktur lebih mudah diproses dan diingat oleh audiens Anda.

Berita baiknya, ada satu struktur komunikasi yang dapat Anda gunakan untuk 4 situasi komunikasi yang berbeda, yaitu : memperkenalkan seseorang/sesuatu, memulai percakapan kecil, memberikan umpan balik, dan menjawab pertanyaan.

Struktur komunikasi tersebut adalah : What ? So What ? Now What ?

Berikut ini uraian dari struktur komunikasi : What ? So What ? Now What ?

What ?

Pertama, tentukan atau jelaskan ide atau argumen utama Anda. Lakukan dengan cara yang jelas dan ringkas tanpa jargon (kata-kata teknis yang digunakan secara terbatas dalam bidang ilmu, profesi, atau kelompok tertentu). Tanyakan pada diri Anda, “Apa informasi penting yang perlu saya sampaikan ?”

So What ?

Bagian kedua ini membuat Anda berfokus pada relevansi ide atau argumen Anda yang berhubungan audiens Anda, yaitu manfaatnya untuk audiens Anda. Anda harus mempertimbangkannya dari perspektif audiens Anda. Ingat, jika Anda ingin memaksimalkan pesan komunikasi Anda untuk diingat, maka hal itu bukan tentang apa yang ingin Anda katakan, melainkan lebih banyak tentang apa yang perlu didengar audiens Anda. Katakan pada diri sendiri: “Intinya bagi audiens saya adalah …”

Now What ?

Terakhir, Anda menyoroti pikiran, perasaan, dan tindakan yang Anda inginkan agar dipegang atau dilakukan oleh audiens Anda. Berkatalah dengan jelas dan langsung yang ditujukan untuk menghilangkan makna pesan yang lebih dari satu penafsiran (ambigu). Perhatikan nada yang Anda gunakan untuk menyampaikan pesan tersebut, misalnya, urgensi, kepercayaan diri, kegembiraan, dan lain-lain yang secara langsung memengaruhi persepsi audiens tentang Anda dan pesan Anda.

Mari kita bahas penerapan struktur komunikasi What ? So What ? Now What ? pada 4 situasi komunikasi yang berbeda.

Situasi Komunikasi # 1 : Memperkenalkan Seseorang/Sesuatu

Memperkenalkan seseorang/sesuatu sering kali bertele-tele dan membingungkan. Menggunakan struktur ini dapat membantu Anda menjelaskan dan menetapkan ekspektasi untuk apa yang ingin Anda katakan selanjutnya.

Memperkenalkan seseorang :

  • What ? Saya merasa terhormat untuk memperkenalkan Dr. Imam yang hadir untuk mendiskusikan wawasannya tentang teori permainan.
  • So What ? Karyanya telah mengubah cara banyak orang membuat keputusan sehari-hari. Saya yakin Anda akan berpikir secara berbeda ketika Anda selesai mengikuti acara ini pada malam hari ini.
  • Now What ? Tanpa basa-basi, bergabunglah dengan saya untuk menyambut Dr. Imam.

Memperkenalkan sesuatu :

  • What ? Saya sangat senang memperkenalkan versi terbaru dari produk kami. Dalam rilis kali ini, kami telah menambahkan banyak peningkatan kegunaan dan meningkatkan kecepatannya dalam menyelesaikan pekerjaan.
  • So What ? Sekarang klien kami dapat lebih mudah menyelesaikan tugas mereka dan menghemat waktu dan uang.
  • Now What ? Jika Anda keluar dari sesi konferensi ini, maka cobalah produk kami ini.

Situasi Komunikasi # 2 : Memulai Percakapan Kecil

Banyak dari kita berjuang untuk terlibat dalam obrolan ringan terutama dengan orang yang tidak kita kenal dengan baik. Struktur ini dapat membantu Anda terlibat dan mempertahankan percakapan awal. Cukup gunakan tiga pertanyaan untuk membuat audiens Anda mengekspresikan dirinya.

  • What ? Apa yang Anda ketahui tentang upaya terbaru untuk mengurangi konsumsi energi ?
  • So What ? Menurut Anda, mengapa sangat penting untuk mengurangi energi ?
  • Now What ? Apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu mengurangi penggunaan energi saya ?

Situasi Komunikasi # 3 : Memberikan Umpan Balik

Memberikan umpan balik yang membangun dapat memanfaatkan struktur ini. Misalnya, Anda memiliki rekan kerja yang gagal menyelesaikan laporannya tepat waktu.

  • What ? Saya melihat bahwa laporan Anda tidak dikirimkan dalam waktu yang telah kita sepakati.
  • So What ? Hal ini menempatkan kita pada posisi yang kurang menguntungkan dalam membicarakan usulan kita pada klien kita dan mungkin membahayakan pertemuan kita dengan klien kita.
  • Now What ? Saya ingin Anda menyelesaikan laporan ini besok pagi. Tolong beritahu saya apa yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda.

Situasi Komunikasi # 4 : Menjawab Pertanyaan

Menjawab pertanyaan adalah peluang yang bagus untuk menerapkan struktur ini. Misalnya, bayangkan dalam wawancara kerja dimana Anda ditanya: “Mengapa Anda memenuhi syarat untuk pekerjaan ini?”

  • What ? Saya memiliki lebih dari 12 tahun pengalaman kerja dalam menghadapi pelanggan untuk mengatasi tantangan seperti bermigrasi ke sistem baru dan menerapkan proses baru.
  • So What ? Pengalaman ini akan membantu saya memberikan hasil yang berkualitas tinggi kepada pelanggan Anda, sekaligus membantu Anda menyederhanakan proses penerapannya.
  • Now What ? Saya senang Anda mendiskusikan kualifikasi saya dengan beberapa mantan klien saya.

Demikianlah, struktur komunikasi What ? So What ? Now What ? yang dapat Anda gunakan untuk 4 situasi komunikasi yang berbeda.

Pertama, memperkenalkan seseorang/sesuatu.

Kedua, memulai percakapan kecil.

Ketiga, memberikan umpan balik.

Keempat, menjawab pertanyaan.

Struktur Komunikasi : What ? So What ? Now What ? memberikan Anda cara untuk menyampaikan pesan dengan jelas, sehingga Anda dapat fokus pada rincian spesifik dari apa yang ingin Anda katakan. Dengan sering berlatih, maka Anda dapat belajar untuk mengelola rentetan situasi komunikasi yang Anda hadapi dengan menggunakan struktur komunikasi tersebut.

Apabila Anda menilai tulisan ini bermanfaat, mohon kiranya tulisan ini dapat disebarkan ke Grup WA atau Social Media yang Anda ikuti, agar semakin banyak orang yang mendapatkan manfaatnya.

Dan, jika Anda memiliki komentar atau pertanyaan, jangan sungkan untuk menuliskannya di kolom komentar di bawah ini.

Sharing knowledge for a better presentation/communication.

Sumber :

https://erry-ricardo.com/2021/01/04/1-struktur-komunikasi-jitu-yang-dapat-anda-gunakan-untuk-4-situasi-komunikasi-yang-berbeda/#.X_JK4h5R2Uk