Kesuksesan dalam bercerita dengan data tidak dimulai dari visualisasi data. Tetapi, perhatian Anda harus diberikan untuk memahami konteks mengenai perlunya Anda melakukan komunikasi ataupun presentasi.

Konteks merupakan kondisi yang Anda hadapi dalam presentasi Anda. Pemahaman konteks tersebut akan memberikan panduan bagi Anda untuk bercerita dengan data.

Cole (2015) menyebutkan bahwa sebelum memahami konteks, Anda harus mengetahui satu perbedaan penting antara analisis eksplorasi (exploratory analysis) dan analisis penjelasan (explanation analysis).

Ketika kita melakukan analisis eksplorasi, ibaratnya seperti kita berburu mutiara pada tiram. Kita mungkin harus membuka 100 tiram untuk menemukan 2 mutiara.

Ketika kita mengkomunikasikan analisis kita kepada audiens kita, maka kita perlu berada pada ruang penjelasan. Artinya, kita perlu memiliki sesuatu hal yang spesifik yang perlu kita jelaskan. Sebuah cerita spesifik yang ingin kita katakan. Bisa tentang 2 mutiara tersebut.

Terlalu sering kita salah dan berpikir tidak apa-apa untuk menunjukkan analisis eksplorasi—hanya menunjukkan data, 100 mutiara itu ketika kita sebenarnya harus meyampaikan penjelasan.

Hal tersebut adalah kesalahan yang dapat dipahami. Setelah melakukan seluruh analisis, kita mungkin tergoda untuk menunjukkan semua data kepada audiens kita sebagai bukti dari semua pekerjaan yang kita lakukan.

Kita mesti menahan keinginan kita untuk menunjukkan semua data. Dengan melakukan hal itu, maka kita akan membuat audiens kita untuk membuka kembali semua tiram. Berkosentrasilah pada mutiara, yaitu informasi yang perlu diketahui oleh audiens kita.

Oleh karena itu, kita mesti fokus pada analisis penjelasan.

Cole (2015) menjelaskan bahwa ketika Anda melakukan analisis penjelasan, maka ada tiga pertanyaan yang perlu Anda pikirkan sebelum Anda melakukan visualisasi data apapun atau membuat pesan presentasi Anda.

Mari kita bahas satu per satu ketiga pertanyaan tersebut.

Pertanyaan # 1 : Siapa.

Anda perlu mengetahui siapa yang menjadi audiens dari presentasi Anda. Adalah sangat penting untuk memiliki pemahaman yang baik siapa yang menjadi audiens Anda dan bagaimana mereka memandang Anda. Pemahaman ini dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi kesamaan untuk memastikan mereka mendengarkan pesan presentasi Anda.

Semakin spesifik Anda mengetahui tentang audiens Anda, semakin baik posisi Anda untuk sukses dalam komunikasi. Hindari untuk menyatakan bahwa audiens Anda adalah audiens umum seperti pemangku kepentingan internal dan eksternal atau siapa saja yang mungkin tertarik.

Anda perlu mempersempit target audiens Anda. Terkadang hal ini berarti menciptakan komunikasi yang berbeda untuk audiens yang berbeda.

Mengidentifikasi pembuat keputusan adalah salah satu cara mempersempit target audiens Anda. Semakin banyak Anda tahu tentang audiens Anda, semakin baik posisi Anda untuk memahami bagaimana Anda berhubungan dengan mereka dan membentuk komunikasi yang akan memenuhi kebutuhan mereka dan Anda.

Adalah juga penting bagi Anda untuk memikirkan hubungan yang Anda miliki dengan audiens Anda dan bagaimana mereka memandang Anda. Apakah Anda baru pertama kali bertemu melalui komunikasi yang terjadi ? atau apakah Anda sudah memiliki hubungan yang kokoh ? Apakah mereka sudah mempercayai Anda sebagai ahli ? atau apakah Anda perlu membangun kredibilitas Anda di mata audiens Anda ?

Hal tersebut merupakan pertimbangan penting ketika menentukan bagaimana menyusun komunikasi Anda untuk bercerita dengan data.

Jika Anda perlu membangun kredibilitas dengan audiens Anda atau jika Anda mengetahui bahwa mereka sangat peduli dengan proses, maka Anda dapat menyusun cerita Anda dengan Anda pendekatan secara kronologis. Pendekatan ini dimulai dengan identifikasi masalah, mengumpulkan data untuk memahami situasi dengan lebih baik, menganalisis data, dan menghasilkan solusi. Berdasarkan hal itu, Anda dapat menyampaikan tindakan yang direkomendasikan.

Pendekatan lain dalam menyusun komunikasi Anda adalah dengan memulai dari akhir. Pendekatan ini dapat bekerja dengan baik jika Anda telah membangun kepercayaan dengan audiens Anda atau Anda tahu bahwa mereka lebih tertarik dengan lalu apa (so what) dan kurang tertarik bagaimana Anda sampai pada kesimpulan. Pendekatan dengan memulai dari akhir ini dimulai dengan ajakan untuk bertindak, yaitu apa yang Anda ingin audiens Anda perlu ketahui atau lakukan. Kemudian, dukung dengan cerita yang mendukungnya.

Pertanyaan # 2 : Apa.

Pertanyaan kedua adalah Anda perlu menanyakan “apa yang Anda ingin audiens Anda ketahui atau lakukan ? Intinya adalah Anda mesti memikirkan apa yang Anda komunikasikan relevan bagi audiens Anda dan membentuk sebuah pemahaman yang jelas mengapa mereka harus peduli mengenai apa yang Anda katakan.

Anda perlu selalu memikirkan apa yang audiens Anda ketahui atau lakukan. Jika Anda tidak dapat mengarikulasikannya secara ringkas, maka Anda perlu melakukan revisi mengenai apa yang perlu Anda sampaikan.

Hal itu sering kali menjadi hal yang tidak nyaman bagi banyak orang. Seringkali, ketidaknyamanan ini tampaknya didorong oleh keyakinan bahwa audiens Anda lebih tahu dari Anda sebagai presenter dan karena itu audiens Anda harus memilih apakah dan bagaimana untuk bertindak berdasarkan informasi yang disajikan. Asumsi ini tidak benar.

Jika Anda adalah orang yang menganalisis dan mengkomunikasikan data, maka Anda mungkin tahu hal yang terbaik. Anda adalah ahli dalam subyek tersebut. Hal ini menempatkan Anda pada posisi yang unik untuk menginterpretasikan data dan membantu mengarahkan audiens Anda untuk memahami dan mengambil tindakan.

Secara umum, Anda yang bercerita dengan data perlu mengambil sikap yang lebih percaya diri ketika menyampaikan rekomendasi berdasarkan analisis Anda. Hal ini akan terasa di luar zona nyaman Anda jika Anda belum terbiasa melakukannya.

Mulailah Anda melakukannya sekarang. Hal itu akan menjadi lebih mudah bagi Anda untuk bercerita dengan data seiring berjalannya waktu. Dan ketahuilah bahkan jika Anda menyoroti atau merekomendasikan hal yang salah, maka hal itu akan mendorong percakapan yang benar yang berfokus pada tindakan.

Ketika Anda benar-benar tidak tepat merekomendasikan suatu tindakan secara eksplisit, doronglah diskusi ke arah bagaimana menghasilkan tindakan dengan audiens Anda. Menyarankan langkah lebih lanjut yang memungkinkan bisa menjadi sebuah cara yang bagus untuk membuat percakapan berjalan, karena hal itu akan memberikan audiens Anda sesuatu untuk bereaksi dari pada memulai dengan sesuatu yang kosong.

Jika Anda hanya menyajikan data, maka hal itu mudah bagi audiens Anda untuk mengatakan, “oh itu menarik” dan beralih ke hal selanjutnya.

Akan tetapi, jika Anda meminta audiens Anda untuk mengambil suatu tindakan, maka audiens Anda harus membuat keputusan apakah akan memenuhinya atau tidak. Hal ini akan memunculkan reaksi yang lebih produktif dari audiens Anda yang dapat mengarahkan percakapan yang lebih produktif. Percakapan yang produktif tersebut tidak mungkin akan terjadi jika Anda tidak merekomendasikan suatu tindakan.

Selain itu, Anda perlu juga memperhatikan apa mekanisme atau metode yang Anda gunakan untuk bercerita dengan data untuk audiens Anda. Hal itu akan berimplikasi pada kendali yang Anda punyai bagaimana audiens akan mengambil informasi Anda dan tingkat rincian pesan yang perlu dieksplisitkan.

Ada tiga metode yang dapat Anda gunakan untuk bercerita dengan data.

Pertama, melalui presentasi. Dengan memberikan presentasi langsung, maka Anda sebagai penyaji mempunyai kontrol secara penuh. Anda dapat menentukan apa yang akan dilihat oleh audiens Anda dan kapan mereka akan melihatnya. Anda dapat menanggapi isyarat visual untuk mempercepat, memperlambat atau masuk ke pesan tertentu dengan lebih atau kurang rinci. Tidak perlu semua rincian disampaikan secara langsung, karena Anda ada disana dapat menjawab pertanyaan yang muncul selama presentasi. Anda harus mampu dan siap untuk meresponsnya apakah rincian itu ada dalam presentasi Anda atau tidak.

Kedua, dokumen tertulis atau email. Anda sebagai pembuat dokumen tertulis atau email kurang memiliki kendali. Dalam hal ini, audiens Anda memegang kendali bagaimana mereka mengkonsumsi informasi. Tingkat rincian informasi diperlukan disini karena Anda tidak berada bersama audiens Anda. Malahan, dokumen tertulis tersebut perlu secara langsung menangani lebih banyak potensi pertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens Anda.

Ketiga, slide yang dipaksa menjadi dokumen (slideument). Slideument adalah slide yang jarang digunakan untuk presentasi langsung dan lebih padat informasinya ketika audiens dibiarkan mengkonsumsinya sendiri. Slideument ditujukan bagi audiens dimana Anda tidak berada bersama audiens ketika mereka mengkonsumsi informasi yang Anda berikan.

Selain tindakan dan metode, Anda juga perlu mempertimbangan nada (tone) apa yang Anda ingin sampaikan dalam komunikasi Anda ? Apakah Anda ingin menyampaikan kesuksesan ? Apakah Anda mencoba membakar semangat audiens Anda untuk mendorong sebuah tindakan ? Apakah Anda menyampaikan secara ringan atau serius ?

Nada yang Anda sampaikan kepada audiens Anda akan memiliki implikasi pada isyarat visual yang Anda pilih untuk bercerita dengan data.

Pertanyaan # 3 : Bagaimana.

Akhirnya, setelah kita dapat dengan jelas mengartikulasikan siapa audiens kita dan apa yang perlu mereka ketahui atau lakukan, maka kita beralih ke data. Anda perlu mengajukan pertanyaan, “data apa yang tersedia yang akan membantu Anda untuk menjelaskan maksud Anda ?’. Data tersebut menjadi bukti pendukung dari cerita yang Anda bangun dan jelaskan.

Untuk memahami penerapan dari tiga pertanyaan tersebut, mari kita lihat contoh berikut ini.

Bayangkan Anda adalah seorang guru sains kelas empat SD. Anda baru saja menyelesaikan program percontohan kelas liburan sekolah yang memberikan anak-anak kelas empat SD tersebut mata pelajaran tentang sains.

Anda melakukan survei kepada anak-anak tersebut pada awal dan akhir program untuk memahami bagaimana persepsi terhadap sains berubah. Anda yakin bahwa data menunjukkan kisah sukses yang luar biasa. Anda ingin terus menawarkan program pembelajaran kelas liburan sekolah tentang sains di masa mendatang.

Mari kita mulai dengan mengidentifikasi siapa audiens kita. Ada sejumlah audiens potensial yang berbeda yang mungkin tertarik dengan informasi yang kita miliki, yaitu : orang tua siswa yang berpartisipasi dalam program, anak murid sendiri, guru lain yang mungkin berminat melakukan hal serupa atau komite anggaran yang mengendalikan dana yang kita butuhkan untuk melanjutkan program.

Anda dapat membayangkan bagaimana cerita yang Anda sampaikan kepada masing-masing audiens bisa berbeda. Penekanan cerita yang Anda sampaikan bisa berbeda. Ajakan untuk bertindak berbeda untuk masing-masing audiens. Data yang Anda tunjukkan juga dapat berbeda untuk masing-masing audiens.

Anda bisa bayangkan bagaimana, jika Anda membuat sebuah komunikasi yang dimaksudkan untuk mengatasi semua kebutuhan yang berbeda tersebut. maka kemungkinan Anda tidak akan tepat memenuhi kebutuhan audiens tunggal. Hal ini menggambarkan pentingnya mengidentifikasi audiens tertentu dan menyusun sebuah komunikasi dengan audiens tertentu dalam pikiran Anda.

Mari kita asumsikan dalam hal ini bahwa audiens yang ingin kita ajak berkomunikasi adalah komite anggaran yang dapat mengendalikan pendanaan yang kita perlukan untuk melanjutkan program.

Dengan menentukan komite anggaran sebagai audiens kita, maka kita telah menjawab pertanyaan tentang siapa.

Kemudian, kita perlu menjawab pertanyaan apa yang kita ingin komite anggaran untuk ketahui dan lakukan. Jika kita berbicara dengan komite anggaran, maka fokus yang perlu kita sampaikan adalah menunjukkan keberhasilan program dan meminta sejumlah anggaran tertentu untuk melanjutkan program pembelajaran sains untuk kelas liburan sekolah bagi anak kelas empat SD.

Setelah kita mengidentifikasi siapa audiens kita dan apa yang kita butuhkan dari mereka, maka selanjutnya kita dapat memikirkan data apa yang kita miliki atau yang perlu disediakan yang akan membuat audiens kita bertindak dari cerita yang akan kita sampaikan.

Kita dapat memanfaatkan data yang dikumpulkan melalui survei di awal dan akhir program untuk menggambarkan meningkatnya persepsi positif terhadap sains sebelum dan sesudah  program percontohan pembelajaran sains pada kelas liburan sekolah.

Mari kita ringkas siapa yang telah kita identifikasi sebagai audiens kita, apa yang kita inginkan mereka perlu ketahui dan lakukan, dan data yang diperlukan yang akan membantu kita menyusun cerita kita, yaitu :

  • Siapa : komite anggaran yang dapat menyetujui pendanaan untuk melanjutkan program pembelajaran sains untuk kelas liburan sekolah.
  • Apa : program pembelajaran sains untuk kelas liburan sekolah yang berhasil dan permintaan sejumlah anggaran tertentu untuk melanjutkan program.
  • Bagaimana : ilustrasikan keberhasilan program dengan data yang dikumpulkan melalui survei yang dilakukan sebelum dan sesudah program percontohan.

Demikianlah, 3 pertanyaan penting yang perlu Anda ketahui untuk memahami konteks dalam bercerita dengan data.

Ketika Anda masuk kepada analisis penjelasan, maka kemampuan untuk mengidentifikasi siapa yang menjadi audiens Anda, apa yang perlu mereka ketahui dan lakukan dan data apa yang diperlukan untuk menjelaskan cerita Anda adalah kemampuan yang perlu Anda bangun terus untuk menguasai bercerita dengan data.

 

Sumber: https://erry-ricardo.com/2021/08/02/memahami-konteks-dalam-bercerita-dengan-data-3-pertanyaan-penting-yang-perlu-anda-ketahui/#.YQc1dY4zaMq